Integração da loja virtual com ERP: o que sincronizar e como evitar retrabalho

Quando a loja virtual começa a vender com frequência, digitar pedidos no sistema de gestão, emitir notas uma a uma e atualizar o estoque à mão vira um gargalo. A integração da loja virtual com ERP elimina esse retrabalho e reduz erros. Mas ela só funciona bem quando as responsabilidades de cada sistema estão claras.

Quem é a fonte de cada informação

Antes de ativar a integração, defina qual sistema manda em cada dado:

• Produtos: o cadastro principal fica no ERP ou na loja?
• Estoque: normalmente o ERP, que recebe compras, vendas da loja física e de outros canais.
• Preços: definidos no ERP ou na loja, onde ficam as promoções?
• Pedidos: nascem na loja e seguem para o ERP.
• Nota fiscal e rastreio: gerados a partir do ERP e devolvidos à loja.

Dois sistemas alterando o mesmo dado sem regra clara é a origem da maioria dos problemas de integração.

O fluxo típico de um pedido

1. O cliente compra na loja virtual e paga.
2. O pedido pago é enviado ao ERP, com cliente, itens, frete e pagamento.
3. O ERP emite a nota fiscal e baixa o estoque.
4. A nota e o código de rastreio voltam para a loja.
5. A loja avisa o cliente que o pedido foi enviado.

O que conferir antes de ativar

Códigos dos produtos

A integração liga produtos dos dois sistemas pelo SKU. Cada variação precisa ter o mesmo código na loja e no ERP. Veja produtos com variações.

Dados fiscais

NCM, origem, unidade e informações tributárias ficam no ERP. Confirme com o seu contador antes de emitir notas automaticamente.

Frequência da sincronização

Pergunte de quanto em quanto tempo o estoque é atualizado. Para produtos com poucas unidades, a diferença de minutos entre os sistemas pode gerar venda sem estoque.

O que acontece em caso de erro

Pedidos que não sincronizam precisam aparecer em algum lugar para a equipe agir. Uma integração que falha em silêncio é pior que nenhuma.

Começando com segurança

• Faça os primeiros pedidos de teste e acompanhe o caminho completo.
• Ative a sincronização de estoque depois de conferir os códigos.
• Defina quem acompanha diariamente os pedidos com pendência.

Integração e vários canais

Com loja própria, marketplace e loja física, o ERP vira o centro da operação. A integração mantém o estoque coerente em todos os canais. Mais em loja própria e marketplace ao mesmo tempo.

Perguntas frequentes

O que acontece se o ERP ficar fora do ar?

A loja continua vendendo. Os pedidos ficam aguardando e são enviados quando a conexão volta. O importante é ter um lugar onde a equipe veja os pedidos pendentes de sincronização para agir se o problema persistir.

Preciso cadastrar os produtos nos dois sistemas?

Depende da integração. Em muitos casos, o produto é cadastrado em um sistema e enviado ao outro. O que não pode faltar é o mesmo SKU nos dois lados, que é o que liga o produto da loja ao do ERP.

Integração substitui o contador?

Não. A integração automatiza a emissão de notas e o fluxo de pedidos, mas as regras fiscais, tributos e enquadramentos continuam sendo definidos com o seu contador.

Na Trixshop

A Trixshop integra com o ERP Bling: os pedidos pagos vão para o ERP e a nota fiscal, o rastreio, o estoque e os produtos voltam sincronizados. O estoque mostra disponível, reservado e físico, fácil de conferir com o ERP. Veja os recursos e a página para negócios em crescimento.