Nota fiscal na loja virtual: como organizar a emissão dos pedidos online

Quem começa a vender pela internet logo percebe que cada pedido precisa de nota fiscal, e emitir uma por uma toma tempo e gera erros. Organizar a nota fiscal na loja virtual desde o início evita pedidos parados, retrabalho e problemas com o fisco. Este artigo não substitui a orientação do seu contador, mas mostra o que alinhar com ele.

O que alinhar com o contador

• Regime tributário e impostos sobre as vendas online.
• Venda para outros estados, que tem regras próprias de recolhimento.
• Cadastro fiscal dos produtos: NCM, origem e demais dados exigidos.
• Operações especiais: devolução, troca, brinde, venda para empresa (atacado).

Esses pontos mudam conforme a empresa e o produto, por isso a conversa com o contador vem antes da primeira venda.

Quando emitir

Em geral, a venda de mercadorias pela internet usa a NF-e, e a nota é emitida antes do envio: o DANFE, documento impresso da nota, acompanha a mercadoria no transporte. Muitas lojas emitem a nota quando o pagamento é aprovado e o pedido entra na separação.

Os dados que a loja precisa coletar

Para a nota sair certa, o checkout deve coletar nome, CPF ou CNPJ, endereço completo com CEP e, em vendas para empresas, a inscrição estadual quando houver. Dados incompletos travam a emissão e atrasam o envio.

Emitir pelo ERP, integrado à loja

O caminho mais comum é integrar a loja ao ERP, que emite a nota. O fluxo fica assim:

1. o pedido pago vai da loja para o ERP;
2. o ERP emite a nota com os dados do cliente e dos produtos;
3. a etiqueta é gerada e o pedido é enviado;
4. o rastreio volta para a loja e o cliente é avisado.

Assim ninguém digita pedido nem nota à mão. O artigo integração da loja virtual com ERP detalha o que sincronizar.

Devoluções e trocas

Quando o cliente devolve um produto, a operação também tem tratamento fiscal. Combine com o contador como registrar devoluções e trocas, e mantenha o estoque e o financeiro alinhados. Veja a política de trocas e devoluções.

Atacado

Vendas para lojistas costumam ter regras diferentes das vendas para o consumidor final. Se a sua loja tem atacado, alinhe a emissão para os dois públicos. Veja vender calçados no atacado pela internet.

Como a Trixshop ajuda

A Trixshop integra com o ERP Bling para pedidos, nota fiscal, rastreio, produtos e estoque por depósito. O checkout coleta os dados do cliente para a emissão, o cadastro de atacado verifica o CNPJ e a fila de pedidos a enviar mostra o andamento de cada pedido.

Se a sua empresa é de Franca, veja como a Trixshop funciona para a região.